Cara Menghitung Gaji Karyawan UMKM: Komponen, Potongan, dan Contoh

Akhir bulan sering jadi momen paling menegangkan bagi pemilik usaha kecil. Rekap absensi belum lengkap, ada karyawan yang lembur, ada yang kasbon, dan semuanya harus beres sebelum tanggal gajian.

Kabar baiknya, cara menghitung gaji karyawan bisa dipecah menjadi beberapa langkah sederhana. Artikel ini membahas komponen gaji menurut aturan, batas bawah upah untuk usaha mikro dan kecil, potongan yang lazim, sampai contoh hitungan lengkap dari gaji kotor ke gaji bersih.

Kenali Dulu Komponen Gaji Karyawan

Menurut PP 36/2021 tentang Pengupahan, upah bisa disusun dari salah satu pilihan komponen berikut:

1. upah tanpa tunjangan (sering disebut clean wage);
2. upah pokok dan tunjangan tetap;
3. upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap;
4. upah pokok dan tunjangan tidak tetap.

Tunjangan tetap dibayar rutin dan tidak bergantung pada kehadiran, misalnya tunjangan jabatan. Tunjangan tidak tetap bergantung pada kehadiran atau kondisi tertentu, misalnya uang makan per hari masuk. Bila Anda memakai upah pokok dan tunjangan tetap, upah pokok minimal 75% dari jumlah keduanya.

THR, bonus, dan insentif termasuk pendapatan non-upah. Pisahkan pos-pos ini dari upah agar dasar perhitungan lembur, THR, dan iuran BPJS tidak tercampur.

Batas Bawah Gaji untuk Usaha Mikro dan Kecil

Usaha menengah dan besar wajib mengikuti upah minimum provinsi atau kabupaten/kota. Untuk usaha mikro dan kecil, UU Cipta Kerja dan PP 36/2021 memberi pengecualian. Upah ditetapkan berdasarkan kesepakatan pengusaha dan pekerja, dengan dua syarat:

• paling sedikit 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat di tingkat provinsi; dan
• paling sedikit 25% di atas garis kemiskinan di tingkat provinsi.

Kedua angka acuan itu memakai data BPS, jadi cek data terbaru untuk provinsi Anda. Pengecualian ini juga mempertimbangkan ciri usaha, misalnya mengandalkan sumber daya tradisional dan tidak padat modal. Tuangkan kesepakatan upah secara tertulis dalam perjanjian kerja.

Cara Menghitung Gaji Karyawan Langkah demi Langkah

Setelah komponennya jelas, ikuti urutan berikut setiap periode gajian:

1. Tetapkan upah tetap. Jumlahkan upah pokok dan tunjangan tetap sesuai perjanjian kerja.
2. Tambahkan pendapatan variabel. Masukkan tunjangan tidak tetap berdasarkan rekap kehadiran, upah lembur, dan insentif bila ada.
3. Dapatkan gaji kotor. Hasil langkah 1 dan 2 adalah gaji kotor atau bruto.
4. Kurangi potongan. Potong iuran BPJS bagian karyawan, PPh 21 bila terutang, serta cicilan kasbon atau potongan lain yang punya dasar tertulis.
5. Dapatkan gaji bersih. Inilah jumlah yang ditransfer ke karyawan (take home pay).

Untuk hari tidak masuk tanpa alasan sah, upah hari itu pada prinsipnya tidak dibayar, kecuali karyawan sakit, cuti, atau berhalangan karena alasan yang diatur PP 36/2021. Khusus lembur, gunakan rumus resmi yang kami bahas di panduan cara menghitung upah lembur.

Potongan iuran BPJS

Berikut porsi iuran yang umum dipakai. Dasar iurannya adalah upah pokok ditambah tunjangan tetap.

Program yang wajib diikuti bisa berbeda sesuai skala usaha. Penjelasannya ada di artikel BPJS Ketenagakerjaan untuk UMKM.

PPh 21

Sejak 2024, pemotongan PPh 21 bulanan memakai tarif efektif rata-rata (TER) sesuai PP 58/2023 dan PMK 168/2023, lalu dihitung ulang pada masa pajak terakhir. Besarnya bergantung pada penghasilan bruto dan status PTKP karyawan. Bila ragu, minta bantuan konsultan pajak.

Contoh Perhitungan Gaji Bulanan

Agar cara menghitung gaji karyawan di atas lebih mudah dibayangkan, misalkan Rina bekerja di sebuah toko dengan pola 5 hari kerja. Semua angka berikut hanya ilustrasi.

• Upah pokok Rp3.000.000 dan tunjangan jabatan (tetap) Rp460.000, sehingga upah tetapnya Rp3.460.000. Porsi upah pokoknya sekitar 86,7%, jadi memenuhi batas 75%.
• Uang makan Rp20.000 per hari hadir, dan bulan ini Rina hadir 22 hari.
• Rina lembur 2 jam pada dua hari kerja biasa. Upah sejamnya Rp3.460.000 ÷ 173 = Rp20.000.
• Ada cicilan kasbon Rp200.000 yang sudah disepakati secara tertulis.

PPh 21 sengaja dipisahkan karena besarnya bergantung pada status PTKP Rina. Di luar gaji, perusahaan juga menanggung iuran bagiannya, yaitu Rp354.304 per bulan pada contoh ini bila memakai tarif JKK terendah. Biaya seperti ini perlu masuk anggaran, seperti dibahas dalam artikel menghitung biaya karyawan.

Gaji prorata untuk karyawan baru atau yang keluar

Aturan tidak menetapkan satu rumus prorata. Dua cara berikut paling lazim dipakai:

• Berdasarkan hari kerja. Gaji sebulan ÷ jumlah hari kerja bulan itu × hari kerja karyawan. Contoh: Rp3.460.000 ÷ 22 × 10 = Rp1.572.727.
• Berdasarkan hari kalender. Gaji sebulan ÷ jumlah hari dalam bulan itu × hari sejak mulai bekerja. Contoh: bulan 30 hari dan karyawan mulai tanggal 17, jadi terhitung 14 hari: Rp3.460.000 ÷ 30 × 14 = Rp1.614.667.

Pilih salah satu, tulis di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, lalu terapkan secara konsisten.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Memotong gaji tanpa dasar tertulis. Potongan untuk denda, ganti rugi, dan uang muka upah harus diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Cicilan utang memerlukan kesepakatan tertulis.
• Potongan melebihi batas. Total potongan jenis tersebut paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah.
• Terlambat membayar. Mulai hari keempat keterlambatan, pengusaha dikenai denda 5% per hari dari upah yang seharusnya dibayar. Setelah hari kedelapan, denda bertambah 1% per hari, dengan batas 50% dalam sebulan.
• Tidak memberikan rincian. Pengusaha wajib memberi bukti pembayaran upah yang memuat rinciannya. Lihat contoh slip gaji karyawan untuk formatnya.

Ringkasan

Rumus dasarnya sederhana: upah tetap ditambah pendapatan variabel menghasilkan gaji kotor, lalu dikurangi potongan yang sah menjadi gaji bersih. Kuncinya ada pada data kehadiran dan lembur yang rapi, serta aturan potongan yang tertulis sejak awal.

Bila rekap manual mulai menyita waktu, aplikasi HR dapat menarik data absensi, lembur, dan kasbon ke slip gaji secara otomatis, sehingga data kehadiran tidak perlu disalin ulang. Anda bisa coba demo RuangTim untuk melihat alurnya.

Aturan ketenagakerjaan juga sedang dalam proses pembaruan menyusul Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023, jadi pantau terus ketentuan terbarunya.

Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kasus khusus, konsultasikan dengan Dinas Ketenagakerjaan setempat atau konsultan hukum.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah UMKM wajib membayar gaji sesuai UMK?

Usaha menengah wajib mengikuti upah minimum. Usaha mikro dan kecil dikecualikan, tetapi upah yang disepakati minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat provinsi dan 25% di atas garis kemiskinan provinsi.

Apa beda gaji kotor dan gaji bersih?

Gaji kotor adalah total pendapatan sebelum potongan. Gaji bersih adalah jumlah yang diterima karyawan setelah dikurangi iuran BPJS bagian karyawan, PPh 21, dan potongan lain yang sah.

Bolehkah THR digabung ke dalam gaji bulanan?

Tidak. THR adalah pendapatan non-upah yang dibayar terpisah, paling lambat tujuh hari sebelum hari raya keagamaan.

Kapan batas waktu membayar gaji karyawan?

Upah dibayar pada tanggal yang disepakati dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Untuk karyawan bulanan, jangka waktu pembayaran upah tidak boleh lebih dari satu bulan.