Kasbon Karyawan: Aturan Potong Gaji, Contoh Cicilan, dan Cara Mengelolanya

"Pak, boleh kasbon dulu? Nanti potong gaji saja." Kalimat ini akrab bagi hampir semua pemilik usaha kecil. Membantu karyawan yang sedang butuh tentu baik. Masalahnya, kasbon yang hanya dicatat di ingatan atau di buku kas sering berujung salah hitung, potongan terlalu besar, atau sisa utang yang tak jelas saat karyawan berhenti.

Artikel ini membahas aturan kasbon karyawan menurut regulasi pengupahan, batas potongan gaji, contoh jadwal cicilan, isi perjanjian yang perlu dibuat, dan kebijakan kasbon yang sehat untuk UMKM.

Apa Itu Kasbon Karyawan?

Kasbon adalah uang yang diberikan lebih dulu kepada karyawan, lalu dikembalikan lewat potongan gaji. Dalam PP 36/2021 tentang Pengupahan, praktik ini masuk ke dua kategori:

• Uang muka upah. Karyawan mengambil sebagian gaji lebih awal, lalu dipotong saat gajian bulan itu.
• Utang atau cicilan utang karyawan. Karyawan meminjam jumlah yang lebih besar dan melunasinya dalam beberapa bulan.

Kasbon berbeda dengan reimbursement. Kasbon adalah utang karyawan kepada perusahaan, sedangkan reimbursement adalah penggantian biaya kerja yang sudah dikeluarkan karyawan. Bedanya dibahas di artikel reimbursement karyawan.

Aturan Potong Gaji untuk Kasbon Karyawan

PP 36/2021 membolehkan pengusaha memotong upah untuk uang muka upah maupun cicilan utang karyawan, dengan beberapa syarat:

1. Uang muka upah dipotong sesuai ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
2. Cicilan utang harus didasarkan pada kesepakatan tertulis atau perjanjian tertulis.
3. Total potongan paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah. Batas ini berlaku untuk gabungan potongan denda, ganti rugi, uang muka upah, sewa barang milik perusahaan, cicilan utang, dan kelebihan pembayaran upah.
4. Potongan untuk pihak ketiga, misalnya cicilan ke koperasi, hanya boleh dilakukan dengan surat kuasa dari karyawan. Surat kuasa itu bisa ditarik kembali kapan saja.

Iuran BPJS dan PPh 21 punya dasar hukum sendiri, sehingga tidak termasuk daftar potongan yang dibatasi 50% tersebut.

Contoh Cicilan dan Cara Mengecek Batas 50%

Misalkan Dimas menerima upah Rp3.800.000 per bulan. Semua angka berikut hanya ilustrasi. Batas potongan untuk Dimas adalah 50% × Rp3.800.000 = Rp1.900.000 per bulan.

Dimas mengajukan kasbon Rp3.000.000 yang dicicil enam bulan, sehingga cicilannya Rp500.000 per bulan.

Sekarang bayangkan Dimas meminta kasbon Rp8.000.000 yang dicicil empat bulan. Cicilannya Rp2.000.000, melebihi batas Rp1.900.000, sehingga tidak boleh. Jika dicicil lima bulan, cicilannya Rp1.600.000. Bila bulan itu juga ada potongan ganti rugi Rp200.000, totalnya Rp1.800.000 dan masih di bawah batas.

Batas 50% adalah batas atas, bukan target. Pertimbangkan batas internal yang lebih rendah, misalnya 30% dari upah, agar karyawan tetap punya cukup uang untuk kebutuhan sehari-hari.

Isi Perjanjian Kasbon yang Sebaiknya Ada

Perjanjian kasbon tidak perlu rumit. Selembar dokumen sederhana sudah cukup asalkan memuat:

1. identitas karyawan dan perusahaan;
2. jumlah kasbon dan tanggal pencairan;
3. besar cicilan, jumlah bulan, dan bulan mulai dipotong;
4. pernyataan karyawan bahwa ia setuju cicilan dipotong dari gaji;
5. cara penyelesaian bila hubungan kerja berakhir sebelum lunas, misalnya sisa kasbon diperhitungkan dengan pembayaran terakhir sesuai kesepakatan;
6. tanda tangan kedua pihak beserta tanggal.

Berikan salinan kepada karyawan dan simpan arsipnya bersama data penggajian.

Kebijakan Kasbon yang Sehat untuk UMKM

Agar kasbon tetap menolong tanpa mengganggu arus kas, tetapkan aturan main yang sama untuk semua karyawan:

• Batas nominal. Contohnya, kasbon maksimal satu kali upah pokok.
• Syarat masa kerja. Contohnya, kasbon baru bisa diajukan setelah tiga bulan bekerja.
• Satu kasbon aktif. Kasbon baru diajukan setelah kasbon sebelumnya lunas.
• Persetujuan berjenjang. Atasan langsung memeriksa, lalu pemilik usaha menyetujui.
• Tanpa bunga. Kasbon dimaksudkan untuk membantu, bukan sebagai bisnis pinjaman.
• Transparan di slip gaji. Cantumkan potongan dan sisa kasbon setiap bulan. Contohnya bisa dilihat di artikel contoh slip gaji karyawan.
• Tertulis di SOP. Masukkan alur pengajuan dan persetujuan ke dalam SOP karyawan agar tidak ada perlakuan berbeda.

Contoh alur pengajuan kasbon

1. Karyawan mengisi formulir berisi jumlah, alasan singkat, dan usulan lama cicilan.
2. Atasan memeriksa kelengkapan dan memastikan tidak ada kasbon lain yang belum lunas.
3. Pemilik usaha menyetujui, lalu kedua pihak menandatangani perjanjian.
4. Bagian keuangan mencairkan dana dan mencatat jadwal potongan di data penggajian.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

• Memotong cicilan tanpa kesepakatan tertulis.
• Memotong lebih dari 50% upah dalam satu periode pembayaran.
• Mencatat kasbon di buku kas umum tanpa nama, tanggal, dan jadwal cicilan.
• Menahan seluruh pembayaran terakhir karyawan yang berhenti untuk menutup kasbon tanpa kesepakatan.
• Membicarakan utang karyawan di depan rekan kerjanya.

Ringkasan

Kasbon karyawan boleh dipotong dari gaji selama ada dasar tertulis dan total potongan tidak melebihi 50% dari upah yang dibayarkan. Buat perjanjian sederhana, tetapkan batas yang wajar, lalu catat setiap cicilan beserta sisanya.

Jika pencatatan manual mulai merepotkan, aplikasi HR dengan fitur kasbon dapat memotong cicilan otomatis dan menampilkannya di slip gaji. Untuk gambaran biayanya, Anda bisa lihat paket harga RuangTim.

Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kasus khusus, konsultasikan dengan Dinas Ketenagakerjaan setempat atau konsultan hukum.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah perusahaan wajib memberikan kasbon?

Tidak. Kasbon adalah kebijakan internal perusahaan. Jika Anda menyediakannya, pastikan aturannya jelas dan berlaku sama untuk semua karyawan.

Bolehkah kasbon dipotong sekaligus dari gaji?

Boleh, selama sudah disepakati dan total potongan pada periode itu tidak melebihi 50% dari upah yang dibayarkan.

Bagaimana jika karyawan berhenti sebelum kasbon lunas?

Selesaikan sesuai isi perjanjian kasbon, misalnya sisa kasbon diperhitungkan dengan pembayaran terakhir. Jika tidak tercapai kesepakatan, tempuh musyawarah atau mediasi lebih dulu.

Bolehkah perusahaan mengenakan bunga pada kasbon?

Aturan pengupahan tidak mengatur bunga kasbon secara khusus. Agar tujuan membantu tetap terjaga dan tidak menimbulkan sengketa, sebaiknya kasbon diberikan tanpa bunga.