Cara Menghitung Biaya Karyawan per Bulan: Komponen dan Contohnya
Rumus dan contoh hitungan biaya karyawan per bulan: gaji, iuran BPJS bagian pemberi kerja, cadangan THR, lembur, dan biaya pendukung, plus tips menyusun anggaran.
Tim RuangTim
Terbit
5 menit baca
Daftar isi
Saat akan merekrut karyawan baru, banyak pemilik usaha hanya menyiapkan anggaran sebesar gaji yang dijanjikan. Masalahnya baru terasa belakangan: ada iuran BPJS yang harus disetor, THR menjelang hari raya, lembur di musim ramai, sampai seragam dan perlengkapan kerja.
Memahami biaya karyawan secara utuh membantu Anda menentukan harga jual, merencanakan rekrutmen, dan menghindari kas yang tiba-tiba menipis. Artikel ini membahas rumus dasarnya, setiap komponen beserta dasar aturannya, contoh hitungan per karyawan per bulan, dan cara mengendalikan biaya tanpa merugikan karyawan.
Rumus Dasar Biaya Karyawan
Secara sederhana, biaya satu karyawan per bulan dapat dirumuskan sebagai berikut:
Biaya per bulan = gaji dan tunjangan + iuran BPJS bagian pemberi kerja + cadangan THR + lembur + biaya pendukung
Biaya pendukung mencakup seragam, perlengkapan, pelatihan, aplikasi kerja, dan biaya rekrutmen yang dibagi rata per bulan.
Komponen Biaya Karyawan yang Perlu Dihitung
1. Gaji pokok dan tunjangan
Ini komponen terbesar. Bedakan tunjangan tetap, yang dibayar rutin tanpa melihat kehadiran, dan tunjangan tidak tetap seperti uang makan atau transport per hari hadir. Gaji pokok ditambah tunjangan tetap biasanya juga menjadi dasar perhitungan iuran BPJS, THR, dan lembur.
2. Iuran BPJS bagian pemberi kerja
Iuran jaminan sosial dibagi antara pemberi kerja dan pekerja. Besarannya, berdasarkan informasi resmi BPJS Ketenagakerjaan serta Perpres 82/2018 tentang Jaminan Kesehatan sebagaimana diubah dengan Perpres 64/2020, adalah:
| Program | Bagian pemberi kerja | Bagian pekerja |
|---|---|---|
| BPJS Kesehatan | 4% | 1% |
| Jaminan Hari Tua (JHT) | 3,7% | 2% |
| Jaminan Pensiun (JP) | 2% | 1% |
| Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) | 0,24%–1,74% sesuai tingkat risiko usaha | – |
| Jaminan Kematian (JKM) | 0,3% | – |
Persentase dihitung dari upah sebulan. BPJS Kesehatan dan Jaminan Pensiun memiliki batas atas upah yang diperhitungkan, dan batas JP diperbarui secara berkala. Program yang wajib diikuti juga bisa berbeda menurut skala usaha, jadi cek rinciannya di artikel BPJS Ketenagakerjaan untuk UMKM.
3. Cadangan THR
Menurut Permenaker No. 6 Tahun 2016, karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih berhak atas THR sebesar satu bulan upah. Karyawan dengan masa kerja minimal satu bulan tetapi kurang dari 12 bulan mendapat THR secara proporsional. Agar tidak memberatkan kas, sisihkan 1/12 dari perkiraan THR setiap bulan. Rinciannya ada di cara menghitung THR karyawan.
4. Upah lembur
Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, upah lembur sejam dihitung 1/173 dari upah sebulan. Pada hari kerja biasa, jam lembur pertama dibayar 1,5 kali upah sejam dan jam berikutnya 2 kali upah sejam. Contoh lengkapnya dibahas di cara menghitung upah lembur.
5. Biaya pendukung
Komponen ini sering luput: seragam, alat kerja, kuota internet untuk absen atau koordinasi, pelatihan, dan aplikasi absensi atau HR. Biaya rekrutmen, seperti iklan lowongan dan waktu wawancara, juga sebaiknya dibagi rata per bulan.
Contoh Perhitungan Biaya Karyawan per Bulan
Contoh berikut memakai angka ilustrasi, bukan upah minimum daerah mana pun. Asumsinya:
- Upah sebulan (gaji pokok + tunjangan tetap) Rp4.000.000.
- Karyawan diikutkan BPJS Kesehatan serta program JKK, JKM, JHT, dan JP.
- Tingkat risiko JKK diasumsikan sangat rendah (0,24%).
- Masa kerja sudah lebih dari 12 bulan, sehingga THR sebesar satu bulan upah.
- Lembur 3 hari dalam sebulan, masing-masing 2 jam pada hari kerja.
- Alat kerja dan aplikasi Rp75.000 per bulan.
| Komponen | Cara hitung | Biaya per bulan |
|---|---|---|
| Gaji pokok + tunjangan tetap | Angka contoh | Rp4.000.000 |
| BPJS Kesehatan | 4% × Rp4.000.000 | Rp160.000 |
| JHT | 3,7% × Rp4.000.000 | Rp148.000 |
| JP | 2% × Rp4.000.000 | Rp80.000 |
| JKK | 0,24% × Rp4.000.000 | Rp9.600 |
| JKM | 0,3% × Rp4.000.000 | Rp12.000 |
| Cadangan THR | Rp4.000.000 ÷ 12 | Rp333.333 |
| Lembur | 10,5 × (Rp4.000.000 ÷ 173) | Rp242.775 |
| Alat kerja dan aplikasi | Asumsi | Rp75.000 |
| Total | Rp5.060.708 |
Angka lembur berasal dari upah sejam Rp4.000.000 ÷ 173 ≈ Rp23.121. Setiap hari lembur 2 jam bernilai 1,5 + 2 = 3,5 kali upah sejam. Selama 3 hari, totalnya 10,5 kali upah sejam, atau sekitar Rp242.775. Hasil pembagian dibulatkan ke rupiah terdekat.
Artinya, karyawan dengan upah Rp4.000.000 dalam contoh ini membutuhkan anggaran sekitar Rp5,06 juta per bulan, atau kira-kira 26,5% di atas upahnya. Dalam setahun, anggarannya sekitar Rp60,7 juta.
Perlu dicatat, iuran bagian pekerja (dalam contoh ini Rp160.000) dipotong dari gaji karyawan, jadi tidak menambah biaya usaha, tetapi tetap disetorkan oleh pemberi kerja. Contoh ini juga belum memasukkan PPh 21, yang perhitungannya mengikuti ketentuan perpajakan.
Tips Menyusun Anggaran Biaya Karyawan Setahun
- Hitung per karyawan terlebih dahulu, lalu jumlahkan untuk seluruh tim.
- Sediakan ruang untuk penyesuaian upah tahunan.
- Pastikan dana cadangan THR sudah terkumpul sebelum hari raya.
- Perkirakan lembur lebih tinggi di musim ramai.
- Siapkan anggaran rekrutmen dan karyawan pengganti saat ada yang cuti atau keluar.
Cara Mengendalikan Biaya Tanpa Merugikan Karyawan
- Pantau pola lembur. Lembur yang rutin setiap minggu bisa menjadi tanda jadwal kurang pas atau tim kekurangan orang.
- Kurangi pekerjaan administrasi manual. Rekap absensi dan gaji otomatis menghemat jam kerja admin dan mengurangi salah hitung.
- Jaga karyawan yang baik. Merekrut dan melatih pengganti biasanya memakan biaya dan waktu yang tidak sedikit.
- Jangan memangkas kewajiban. Menunda iuran BPJS atau THR bukan penghematan, melainkan risiko sanksi dan hilangnya kepercayaan karyawan.
Penutup
Biaya karyawan yang sebenarnya mencakup gaji, iuran BPJS bagian pemberi kerja, cadangan THR, lembur, dan biaya pendukung. Dengan menghitung semuanya sejak awal, Anda bisa merekrut dengan lebih tenang dan menyusun harga jual yang realistis.
Jika ingin memperkirakan biaya aplikasi absensi dan penggajian untuk tim Anda, silakan lihat paket harga RuangTim sebagai bahan perbandingan.
Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kasus khusus, konsultasikan dengan Dinas Ketenagakerjaan setempat atau konsultan hukum.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa persen biaya tambahan di luar gaji karyawan?
Tergantung tunjangan, tingkat risiko usaha, dan jumlah lembur. Dalam contoh ilustrasi di atas, tambahannya sekitar 26,5% dari upah, tetapi angka di usaha Anda bisa berbeda.
Apakah iuran BPJS bagian karyawan termasuk biaya perusahaan?
Tidak. Bagian pekerja dipotong dari gaji karyawan. Namun, pemberi kerja tetap bertanggung jawab menyetorkan seluruh iuran, baik bagian pemberi kerja maupun bagian pekerja.
Mengapa THR perlu dicadangkan setiap bulan?
Karena THR dibayar sekaligus menjelang hari raya. Menyisihkan 1/12 setiap bulan membuat kas tidak terguncang saat waktunya tiba.
Apakah karyawan dengan masa kerja kurang dari setahun mendapat THR?
Ya, jika masa kerjanya sudah minimal satu bulan secara terus-menerus. Besarnya proporsional, yaitu masa kerja dibagi 12 lalu dikali satu bulan upah, sesuai Permenaker No. 6 Tahun 2016.
