Denda Keterlambatan Karyawan: Bolehkah, Apa Syaratnya, dan Batasnya

Satu karyawan datang terlambat, toko buka telat, dan pelanggan pertama pergi. Kalau terjadi sesekali, mungkin masih bisa dimaklumi. Namun bila berulang, banyak pemilik usaha mulai memasang denda: terlambat sekian menit, potong sekian rupiah.

Pertanyaannya, apakah denda keterlambatan karyawan itu sah secara hukum? Jawabannya boleh, tetapi dengan syarat yang cukup ketat. Artikel ini membahas dasar hukumnya, syarat agar denda sah, contoh hitungan, dan praktik yang sebaiknya dihindari.

Dasar Hukum Denda Keterlambatan Karyawan

Denda kepada pekerja diatur dalam PP 36/2021 tentang Pengupahan. Peraturan ini sudah diubah dengan PP 51/2023 dan PP 49/2025, tetapi pasal-pasal tentang denda dan pemotongan upah tidak ikut berubah. Ketentuan pokoknya:

• Pasal 58: denda termasuk hal yang dapat diperhitungkan dengan upah, bersama ganti rugi, uang muka upah, dan utang pekerja.
• Pasal 59 ayat (1): pekerja yang melanggar perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB) karena sengaja atau lalai dikenai denda apabila diatur secara tegas di dalam dokumen tersebut.
• Pasal 60: uang denda hanya boleh dipakai untuk kepentingan pekerja. Jenis pelanggaran, besaran denda, dan penggunaan uangnya wajib diatur dalam PK, PP, atau PKB.
• Pasal 63 dan 65: pemotongan upah untuk denda dilakukan sesuai PK, PP, atau PKB, dan jumlah seluruh potongan paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah.

Menariknya, PP yang sama juga mendenda pengusaha. Pengusaha yang terlambat membayar upah dikenai denda 5% per hari mulai hari keempat sampai kedelapan, lalu tambahan 1% per hari dengan batas tertentu (Pasal 61). Aturan disiplin berlaku dua arah.

Syarat Agar Denda Keterlambatan Sah

1. Tertulis secara tegas. Cantumkan definisi terlambat, besaran denda, cara pemotongan, dan penggunaan uangnya. Usaha dengan sedikitnya 10 karyawan wajib memiliki peraturan perusahaan yang disahkan pejabat ketenagakerjaan (Pasal 108 UU 13/2003). Usaha yang lebih kecil bisa menuliskannya di perjanjian kerja.
2. Diberitahukan kepada karyawan. Pengusaha wajib menjelaskan isi peraturan perusahaan dan memberikan naskahnya kepada pekerja (Pasal 114 UU 13/2003).
3. Uang denda untuk kepentingan pekerja. Uang denda tidak boleh menjadi pendapatan usaha. Contoh penggunaannya: kas kesejahteraan karyawan atau kegiatan bersama.
4. Total potongan maksimal 50%. Batas ini berlaku untuk gabungan semua potongan, termasuk cicilan kasbon karyawan.
5. Berdasarkan data kehadiran yang akurat. Denda tanpa bukti jam masuk yang jelas mudah dipersoalkan.
6. Tercantum di slip gaji. PP 36/2021 mewajibkan bukti pembayaran upah memuat rincian upah. Tampilkan denda sebagai baris tersendiri di slip gaji karyawan.

Denda, Potongan Proporsional, atau Surat Peringatan?

Denda bukan satu-satunya alat. Ketiga cara berikut sering tertukar, padahal dasarnya berbeda.

Jika pelanggaran tetap berulang setelah surat peringatan ketiga, pengusaha dapat melakukan PHK. Dalam hal ini pekerja tetap berhak atas 0,5 kali uang pesangon, 1 kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak (Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021).

Contoh Aturan dan Hitungan

Berikut contoh klausul sederhana. Angkanya hanya ilustrasi, sesuaikan dengan kondisi usaha Anda:

Karyawan yang terlambat lebih dari 15 menit tanpa alasan yang sah dikenai denda Rp10.000 per kejadian. Uang denda dikumpulkan dalam kas kesejahteraan karyawan dan dipakai untuk kegiatan bersama. Keterlambatan karena keadaan darurat yang dapat dibuktikan tidak dikenai denda.

Misalkan seorang karyawan bergaji Rp3.000.000 terlambat empat kali dalam sebulan dan sedang mencicil kasbon Rp500.000 per bulan.

• Denda keterlambatan: 4 × Rp10.000 = Rp40.000
• Cicilan kasbon: Rp500.000
• Total potongan: Rp540.000, atau 18% dari upah

Angka ini masih di bawah batas 50% (Rp1.500.000), jadi pemotongannya aman dari sisi batas maksimal.

Praktik yang Berisiko

• Denda tanpa dasar tertulis. Pasal 59 mensyaratkan aturan yang tegas. Denda yang hanya disampaikan lisan mudah digugat.
• Uang denda masuk kas usaha. Ini bertentangan langsung dengan Pasal 60.
• Besaran tidak wajar. Denda yang berlipat ganda atau lebih besar dari nilai waktu kerja yang hilang memicu rasa tidak adil.
• Data absen yang mudah dimanipulasi. Bila jam masuk bisa dititipkan, denda kehilangan dasarnya. Lihat cara mencegah titip absen.
• Menahan atau menunda gaji sebagai hukuman. Upah wajib dibayar pada waktu yang diperjanjikan, dan keterlambatan pembayaran justru membuat pengusaha didenda.

Cegah Terlambat Sebelum Mendenda

Denda sebaiknya menjadi jalan terakhir, bukan alat utama. Beberapa langkah yang sering lebih efektif:

• Tanyakan penyebabnya. Masalah transportasi atau jadwal shift yang terlalu mepet bisa diselesaikan tanpa sanksi.
• Beri toleransi yang jelas, misalnya 10–15 menit, dan berlakukan sama untuk semua.
• Bagikan rekap kehadiran secara terbuka agar karyawan bisa memantau dirinya sendiri.
• Hargai karyawan yang konsisten tepat waktu. Ide lainnya ada di artikel cara meningkatkan disiplin karyawan.

Ringkasan

Denda keterlambatan karyawan sah bila diatur tegas dalam PK, PP, atau PKB, uangnya dipakai untuk kepentingan pekerja, dan total potongan gaji tidak melebihi 50%. Tanpa aturan tertulis dan data kehadiran yang akurat, denda justru berisiko memicu sengketa.

RuangTim menyediakan pengaturan denda keterlambatan yang bisa disesuaikan dengan peraturan perusahaan Anda, didukung rekap kehadiran yang rapi. Untuk melihatnya langsung, coba demo RuangTim.

Sebagai catatan, DPR telah menyetujui RUU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Hingga pertengahan Oktober 2026 naskah resmi dan aturan pelaksananya belum terbit, sehingga ketentuan di atas masih mengacu pada aturan yang berlaku.

Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kasus khusus, konsultasikan dengan Dinas Ketenagakerjaan setempat atau konsultan hukum.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah perusahaan boleh memotong gaji karyawan yang terlambat?

Boleh, asalkan denda atau potongannya diatur secara tegas dalam PK, PP, atau PKB. Total seluruh potongan dalam satu kali pembayaran upah paling banyak 50%.

Uang denda keterlambatan boleh dipakai untuk apa?

Hanya untuk kepentingan pekerja, misalnya kas kesejahteraan atau kegiatan bersama. Penggunaannya harus tertulis dalam PK, PP, atau PKB, dan tidak boleh dicatat sebagai pendapatan usaha.

Bagaimana jika aturan denda belum tertulis?

Sebaiknya jangan memotong gaji dulu. Tuliskan aturannya, jelaskan kepada karyawan, lalu berlakukan setelahnya. Untuk usaha dengan sedikitnya 10 karyawan, aturan itu dimasukkan ke peraturan perusahaan yang disahkan pejabat ketenagakerjaan.

Bisakah karyawan yang terus terlambat di-PHK?

Bisa, bila keterlambatan diatur sebagai pelanggaran dalam PK, PP, atau PKB dan karyawan sudah menerima surat peringatan pertama sampai ketiga. Karyawan tetap berhak atas kompensasi sesuai PP 35/2021.